Inkomende facturen en documenten automatisch lezen en verwerken
Herken je dit? Facturen, orders en formulieren komen binnen als pdf of scan, elk in een andere opmaak. Iemand leest ze en typt de gegevens over.
In de praktijk
Een backoffice ontvangt dagelijks documenten van leveranciers en klanten. Medewerkers typen de gegevens over in het boekhoud- of ordersysteem en controleren daarna of alles klopt. Bij piekmomenten loopt de achterstand op.
Hoe het anders kan
Documenten uit een vaste mailbox of map worden automatisch opgehaald. AI herkent het soort document en haalt de gegevens eruit. Twijfelgevallen gaan naar een controlescherm, de rest wordt direct verwerkt.
Medewerkers controleren uitzonderingen in plaats van alles over te typen. Elke verwerking is terug te zien, inclusief het originele document.
Van … naar …
Nu
- 1Document openen uit de mailbox
- 2Gegevens overtypen in het systeem
- 3Controleren of bedragen en codes kloppen
- 4Document archiveren
Met MIDNIR
- 1Document wordt automatisch opgehaald
- 2Gegevens worden herkend en klaargezet
- 3Alleen twijfelgevallen gaan naar een controlescherm
- 4Verwerking en archivering gaan vanzelf
Wat het oplevert
Minder overtypwerk, minder fouten en pieken die je opvangt zonder extra handen.
- Medewerkers controleren in plaats van overtypen
- Minder fouten door overtypen
- Elke verwerking is terug te vinden
Uitgaande van: documenten komen digitaal binnen; het doelsysteem heeft een koppeling of importmogelijkheid.
Dit is een voorbeeld. Wat het in jouw organisatie oplevert, hangt af van je situatie en mogelijkheden, zoals de AVG en je IT-beveiliging.
Waarmee
- Vaste mailbox of map voor documenten
- AI-documentherkenning
- Koppeling met boekhoud- of ordersysteem
- Controlescherm
Past vaak bij
Zakelijke dienstverlening · Handel en groothandel · Productie · Vastgoed · Logistiek
Complexiteit
Gemiddeld. Het aantal soorten documenten en de koppeling met het boekhoud- of ordersysteem bepalen de omvang.
Eerste stap
Herkenning op je eigen voorbeelddocumenten
Met: een set geanonimiseerde facturen of orders.
Je ziet: welke gegevens automatisch worden herkend en welke naar controle gaan.