Antwoorden uit je eigen documenten en kennis
Herken je dit? Kennis zit verspreid over handleidingen, mappen en de hoofden van ervaren collega's. Nieuwe medewerkers en collega's zoeken lang of vragen het steeds aan dezelfde mensen.
In de praktijk
Een ervaren collega krijgt de hele dag vragen over procedures, uitzonderingen en waar iets staat. Als zij op vakantie is, staat het werk deels stil.
Hoe het anders kan
Een assistent die alleen antwoordt op basis van jouw documenten, met een verwijzing naar de bron. Wat niet in de documenten staat, zegt hij niet te weten.
Collega's vinden antwoorden zelf, met de bron erbij om te controleren. Toegang volgt de bestaande rechten: wie een document niet mag zien, krijgt er ook geen antwoord uit.
Van … naar …
Nu
- 1Zoeken in mappen en mailboxen
- 2Een collega vragen die het weet
- 3Wachten tot die collega tijd heeft
- 4Antwoord niet vastgelegd voor de volgende keer
Met MIDNIR
- 1Vraag stellen aan de assistent
- 2Antwoord met verwijzing naar het brondocument
- 3Bij twijfel doorverwijzing naar de juiste collega
- 4Ontbrekende kennis wordt zichtbaar en aangevuld
Wat het oplevert
Minder onderbrekingen voor ervaren collega's en sneller ingewerkte nieuwe medewerkers.
- Snellere antwoorden met bronvermelding
- Minder afhankelijk van een paar sleutelpersonen
- Zicht op welke kennis nog ontbreekt
Uitgaande van: belangrijke kennis staat al grotendeels in documenten; documenten zijn actueel.
Dit is een voorbeeld. Wat het in jouw organisatie oplevert, hangt af van je situatie en mogelijkheden, zoals de AVG en je IT-beveiliging.
Waarmee
- Bestaande documenten in SharePoint, Drive of mappen
- AI-assistent met bronvermelding
- Toegang volgens bestaande rechten
Past vaak bij
Zakelijke dienstverlening · Technische dienstverlening en inspectie · Productie · Vastgoed · Logistiek
Complexiteit
Gemiddeld. De kwaliteit en ordening van de documenten bepalen de kwaliteit van de antwoorden.
Eerste stap
Assistent op één set handleidingen
Met: een afgebakende set procedures of handleidingen.
Je ziet: antwoorden op echte vragen van collega's, met de bron erbij.