Van gesprek naar samenvatting en actiepunten
Herken je dit? Na een klantgesprek, intake of overleg moeten aantekeningen worden uitgewerkt. Dat schuift vaak door, en details raken kwijt.
In de praktijk
Een adviseur voert meerdere gesprekken per dag. 's Avonds werkt hij de aantekeningen uit en zet hij de afspraken in het systeem. Wat hij niet heeft opgeschreven, is weg.
Hoe het anders kan
Met toestemming van de deelnemers wordt het gesprek opgenomen of getranscribeerd. Een assistent maakt er een samenvatting met afspraken en actiepunten van, in jouw vaste opbouw.
Het uitwerken gebeurt direct na het gesprek. Jij leest het concept na, past aan en zet het met één klik in het dossier of CRM.
Van … naar …
Nu
- 1Aantekeningen maken tijdens het gesprek
- 2Later uitwerken tot een verslag
- 3Actiepunten overnemen in een takenlijst
- 4Verslag in het dossier zetten
Met MIDNIR
- 1Gesprek wordt (met toestemming) vastgelegd
- 2Samenvatting en actiepunten staan direct klaar
- 3Jij controleert en past aan
- 4Verslag gaat met één klik naar het dossier
Wat het oplevert
Verslagen zijn direct klaar, afspraken raken minder snel zoek en het dossier is vollediger.
- Volledige aandacht voor het gesprek in plaats van voor aantekeningen
- Elk verslag in dezelfde opbouw
- Actiepunten direct in het systeem
Uitgaande van: deelnemers geven toestemming voor opname of transcriptie; er is een vaste opbouw voor verslagen.
Dit is een voorbeeld. Wat het in jouw organisatie oplevert, hangt af van je situatie en mogelijkheden, zoals de AVG en je IT-beveiliging.
Waarmee
- Opname of transcriptie in Teams of een app
- AI-samenvatting met vaste opbouw
- Koppeling met dossier of CRM
Past vaak bij
Zakelijke dienstverlening · Technische dienstverlening en inspectie · Recruitment · Vastgoed
Complexiteit
Laag. Werkt met bestaande vergadertools; de koppeling met het dossier bepaalt de omvang.
Eerste stap
Samenvatting van een proefgesprek
Met: een paar gesprekken met toestemming, of fictieve oefengesprekken.
Je ziet: hoe een gesprek binnen enkele minuten een verslag met actiepunten wordt.